В процессе работы мы все чаще получаем запросы на консультации по управлению международными проектами, среди которых национальная процедура одобрения и регистрации. Собрав все их воедино, мы постарались подготовить краткое пособие-шпаргалку для белорусских организаций по этим вопросам. Обращаем Ваше внимание, что условия регистрации могут изменяться, и необходимо отслеживать этот процесс. Тем не менее, мы надеемся, что этот материал будет Вам полезным и послужит хорошей базой для дальнейших действий.
Текст подготовила консультант программы "Дом взаимопонимания" Марта Беленик
 |
| Марта Беленик |
Начинаем регистрировать проект: зачем и как?
После подготовки и подачи проектной заявки и длительного времени ожидания Ваша организация наконец-то получила хорошие новости – Вы выиграли грант на реализацию Вашей инициативы! Как поступить дальше? С чего начать? Следует знать, что все белорусские заявители и партнеры проектных заявок, подготовленных на конкурсы Европейской комиссии и других международных организаций, предоставляющих финансирование, должны пройти процедуры национального одобрения и регистрации проектных предложений в соответствии с законодательством Республики Беларусь. Данной процедуре подлежат все проектные заявки, получившие одобрение донором к реализации, независимо от того, является ли организация, которая получает денежные средства, заявителем либо партнером, независимо от тематики, суммы финансирования внешним источником и размера собственного финансового вклада. Однако если организация является ассоциированным партнером и не получает денежные средства на свой банковский счет, регистрировать проект не надо.
Одобрение и регистрация проекта: что это такое?
Итак, процедура одобрения и регистрации проектов включает три этапа:
1. Одобрение проекта. Данный этап заключается в легализации проекта на территории Республики Беларусь, создание правовой основы для реализации мероприятий инициативы. Одобрение проекта осуществляется Комиссией по вопросам международного технического сотрудничества при Совете Министров.
2. Регистрация проекта. После одобрения проект подлежит регистрации в Министерстве экономики, что позволяет в дальнейшем работать с поставщиками, банком и другими организациями.
3. Одобрение перечня товаров, работ и услуг, закупаемых для реализации проекта. Данная процедура позволяет получить право налоговых и таможенных льгот на закупаемые услуги, товары и работы в рамках реализации проекта. Перечень одобряется Министерством экономики.
Важно!
- Заранее проинформируйте Ваших зарубежных партнеров о необходимости прохождения процедуры национального одобрения проекта, чтобы правильно составить календарный план мероприятий проекта.
- Зарезервируйте средства и время на перевод проектной заявки и ее приложений (бюджет, логико-структурная матрица) на один из государственных языков. Как только станут известны результаты конкурса проектов, приступайте к переводу документов. Перед подачей документов на одобрение убедитесь, что перевод проектной заявки корректен и соответствует оригинальному документу.
- Если Вы уверены, что бюджет проекта не изменится после подписания заявителем грантового контракта, документы для регистрации проекта и одобрения перечня товаров, работ и услуг в Министерство экономики можно подавать одновременно.
А сейчас подробнее о каждой процедуре.
Одобрение проектаПроцедуру одобрения проектной заявки следует начать с определения типа проекта. Если проект включен в Национальную программу международного технического сотрудничества, реализуется методом национального исполнения либо представляет собой мини-проект, применяется упрощенная процедура одобрения.
Таблица 1. Процедура одобрения проекта в зависимости от его типа
| Тип проекта |
Основные критерии | Процедура одобрения |
| Проекты, включенные в Национальную программу международного технического сотрудничества | - название, цели, задачи проекта включенного в Национальную программу соответствуют названию, целям и задачам проектной заявки, одобренной международным донором; - проект не предусматривает софинансирование из республиканского (местного) бюджета. |
Не подлежат одобрению. Необходима регистрация в Минэкономики. |
| Проекты, реализуемые методом национального исполнения | - белорусская организация является ведущим партнером проекта (заявителем); - получает всю сумму финансирования проекта на свой счет, в случае нескольких партнеров – перечисляет денежные средства на счета партнеров |
Комиссия по вопросам международного технического сотрудничества при Совете Министров |
| Мини-проекты | - срок реализации до 1 года; - размер гранта не более 3000 баз. Величин |
Комиссия по вопросам международного технического сотрудничества при Совете Министров |
| Все остальные проекты | -срок реализации более 1 года - размер гранта более 3000 баз. величин |
Совет Министров |
Проекты, включенные в Национальную программу международного технического сотрудничества (МТС) не подлежат процедуре одобрения, но должны быть зарегистрированы в Министерстве экономики.
Одобрением проектов, реализуемых методом национального исполнения, и мини-проектов занимается Комиссия по вопросам МТС при Совете Министров, куда необходимо подготовить следующий пакет документов:
2) Оригинал или заверенная копия проектной заявки, а также ее перевод на русский или белорусский язык.
3) Характеристика проекта (программы) в 4 экз.
4) Перечень товаров, услуг и работ, предоставляемых для реализации проекта (программы)
5) Копия договора с банком, подтверждающая открытие счета для получения гранта
Как показывает практика, по упрощенной процедуре с момента подачи документов в одобряющий орган и до получения одобрения (выписка из протокола заседания Комиссии с информацией об одобрении проекта) может пройти от 2 недель до 2 месяцев.Все остальные проекты должны быть одобрены постановлением Совета министров по процедуре, которая включает несколько этапов:
Этап 1. Получение заключения Министерства иностранных дел о соответствии проекта национальным интересам Республики Беларусь.
Для получения заключения МИД необходимо подготовить документы:
- сопроводительное письмо с просьбой о рассмотрении Ваших документов и обоснованием значения проекта на национальном и региональном уровне;
- оригинал или заверенная копия проектной заявки и ее перевод на русский или белорусский язык.
Полезные советы
- В дополнение к проектной заявке оформите характеристику проекта, что позволит сократить время рассмотрения документов.
- Свяжитесь заранее с контактным лицом в МИД по вопросу получения заключения. Очень часто МИД принимает проектную заявку на рассмотрение без перевода на русский/белорусский язык.
Этап 2. Подготовка и подача проекта постановления Совета Министров. Одобрение проекта.
Как правило, проект постановления Совета Министров готовится белорусским партнером совместно с вышестоящим органом. Государственные юридические лица работают вместе с республиканским органом государственного значения, негосударственные организации и местные органы власти – с отделами внешнеэкономической деятельности областных исполнительных комитетов (Минским городским исполнительным комитетом) по месту регистрации. Например, государственные учреждения образования готовят проект постановления совместно с Министерством образования, местная библиотека – с областным исполнительным комитетом.
В Комиссию по вопросам МТС готовятся и подаются следующие документы:
2. Обоснование необходимости принятии проекта постановления
4. Справка о согласовании проекта постановления
5. Список контактных лиц, принимавших участие в подготовке проекта постановления
6. Заключение МИД о соответствии проекта национальным интересам
7. Характеристика проекта (программы) в 4 экз.
8. Оригинал или заверенная копия проектной заявки, а также ее перевод на русский или белорусский язык.
Полезные советы
- С целью своевременной подачи документов в Комиссию при Совете Министров уточните планируемые даты ее заседания.
- Очень важно постоянно поддерживать контакт с вышестоящим органом, которому подчиняется партнер проекта и максимально быстро вносить необходимые поправки в документацию.
- На заседание Комиссии по вопросам МТС подготовьте презентацию Вашего проекта и будьте готовы его защищать, покажите, какие выгоды проект принесет в целом для Беларуси и Вашего региона.
- Информацию об одобрении Вашего проекта (электронную копию постановления Совета Министров) можно найти в Национальном реестре правовых актов Республики Беларусь, который доступен на интернет сайте www.zakon.by.
Регистрация проекта
После получения одобрения Совета Министров проект необходимо зарегистрировать в Министерстве экономики. В отдел по сотрудничеству с международными организациями и координации технической помощи Министерства экономики необходимо подать следующие документы:
3. Оригинал или заверенная копия проектной заявки, а также ее перевод на русский или белорусский язык в 2 экз.
В Министерстве экономики на руки партнер получает характеристику проекта и оригинал или заверенную копию проекта с регистрационным штампом. Характеристика проекта и перечень товаров, работ и услуг (о перечне читайте далее) понадобится в работе с поставщиками по проекту.
В случае внесения в проектную заявку изменений, касающихся бюджета, плана мероприятий, сроков выполнения проекта необходимо пройти перерегистрацию проекта в течение 10 дней с момента официального утверждения изменений донором.
Для перерегистрации проекта необходимы следующие документы:
3. Любые документы, которые подтверждают изменения донором (запросы об изменении партнера, письма донора и новые утвержденные приложения к проектной заявке).
4. Если сроки проекта продлены необходимо также предоставить отчет о выполнении проекта, обоснование необходимости продления реализации проекта (в произвольной форме), план мероприятий на период продления проекта (в произвольной форме).
Полезные советы
- Регистрируйте проект после подписания грантового контракта с донором.
- В случае софинансирования из национального или местного бюджета необходимо предоставить решение областного/районного исполнительного комитета о выделении денежных средств и указать источник софинансирования в характеристике проекта.
- При перерегистрации фактически подаются новое заявление и характеристика проекта. Отражать изменения по сравнению с предыдущими документами не нужно.
- Помните, что перерегистрации подлежат лишь те проекты, в которых не изменились цели и задачи, а также объем финансирования не увеличился более чем на 25%.
- На этапе регистрации проекта можно также подавать перечень товаров, работ и услуг для одобрения.
Одобрение перечня товаров, работ и услуг
Организациям необходимо одобрять перечень товаров, работ и услуг для получения налоговых и таможенных льгот. Например, приобретенные в рамках проекта товары освобождаются от уплаты НДС, товары, ввозимые на территорию страны освобождаются от таможенных пошлин, участники проектной команды, которые получают зарплату, не платят подоходный налог.
В связи с тем, что регистрацией проекта и одобрением перечня занимается Министерство экономики (отдел по сотрудничеству с международными организациями и координации технической помощи), документы для одобрения перечня закупок для Вашего проекта можно подавать вместе с регистрацией проекта и после нее, а также в процессе реализации проекта и после его завершения (но не позднее 40 дней с даты завершения).
Подавать перечень на одобрение может белорусский заявитель, партнер либо поставщик. С практической точки зрения удобнее, чтобы каждый партнер проекта подал свой перечень закупок в соответствии с распределением бюджета.
Для этой процедуры необходимо подготовить следующие документы:
1. Заявление (сопроводительное письмо в произвольной форме на фирменном бланке).
2. Перечень товаров, работ и услуг в 4 экз.
3. Обоснование перечня (в произвольной форме обоснуйте бюджетные статьи в перечне, соотнесите их с мероприятиями проекта, обоснуйте устойчивость результатов и др.).
4. Копии документов организации о присвоении учетного номера налогоплательщика.
5. Копия грантового контракта (с переводом на русский/белорусский язык), если уже имеется.
Полезные советы
- С практической точки зрения удобнее, чтобы каждый партнер проекта подал свой перечень закупок в соответствии с распределением бюджета. При работе с поставщиками Вам всегда необходимо будет предоставлять копию одобренного перечня.
- Если у Вас на руках одобренный перечень, а Вы внесли изменения в бюджет (за счет экономии средств, перераспределения и т.д.), можно вновь подать перечень на одобрение, однако эта процедура займет примерно столько же времени, что и одобрение первичного перечня.
- В перечне, желательно, указать подробные статьи расходов (например, если в статье бюджета записано «рекламная продукция», желательно детализировать, что это будет: стикеры, флажки, рекламный стенд, а также указать количество, например, что будут закуплены компьютеры в количестве 4 шт.).
- В перечень не вносится вклад партнера или софинансирование. Собственные средства не освобождаются от налогов.
- Очень важно не превысить суммы, которые указаны в перечне. В противном случае перечень придется подавать еще раз.
Одобрение перечня товаров, работ и услуг – это последний этап национальной процедуры одобрения Вашего проекта. В целом, на все этапы национального одобрения Вам понадобится от 2 до 6 месяцев. Все зависит от слаженности и четкости при подготовке документов, а также от регламента работы вышестоящих органов.
Также следует помнить, что белорусский заявитель или партнер обязаны 2 раза в год подавать отчет о ходе реализации проекта – до 15 июля и до 15 января, а также в течение 30 дней после завершения реализации проекта.
Желаем Вам успешной реализации проектов!
Таблица 2. Сводная таблица процедуры национального одобрения и регистрации проекта
| Типы проектов | Одобрение проекта | Регистрация проекта | Одобрение перечня товаров, работ и услуг |
| Проекты, включенные в Национальную программу международного технического сотрудничества | Не подлежат одобрению | Министерство экономики | Министерство экономики |
| Примечание | 2 процедуры можно пройти одновременно. Примерный срок рассмотрения: 2 нед.-2 мес. с момента подачи документов. |
||
| Проекты, реализуемые методом национального исполнения | Комиссия по вопросам международного технического сотрудничества при Совете Министров | Министерство экономики | Министерство экономики |
| Примечание | 3 процедуры можно пройти одновременно. Примерный срок рассмотрения: 2 нед.-2 мес. с момента подачи документов. |
||
| Мини-проекты | Комиссия по вопросам международного технического сотрудничества при Совете Министров | Министерство экономики | Министерство экономики |
| Примечание | 3 процедуры можно пройти одновременно. Примерный срок рассмотрения: 2 нед.-2 мес. с момента подачи документов. |
||
| Все остальные проекты | Совет Министров | Министерство экономики | Министерство экономики |
| Примечание | Процедуру регистрации проекта и одобрения перечня можно пройти одновременно. Примерный срок прохождения всех процедур: 2-6 мес. |
||